Som administratör kan du skapa och ändra ditt företags växeltjänster i Telavox adminportal, på fliken växeltjänster. Till vänster på sidan ser du alla dina växeltjänster, och du har möjlighet att hantera de relaterade ljuden.

En växeltjänst kan vara en Kö, Delad röstbrevlåda, Delad anknytning eller ett Knappval. 

Så här skapar du en ny växeltjänst: 

1. Klicka på plustecknet i det nedre högra hörnet. 
2. Välj vilken typ av växeltjänst du vill använda. Detta hjälper dig att välja rätt växeltjänst genom att visa en beskrivning för var och en av dem. Klicka på önskad tjänst. 
3. Namnge diin önskade växeltjänst. 
4. Välj ett nummer från rullgardinsmenyn. Om ni inte har några nummer tillgängliga kan ni beställa nya nummer, läs mer på FAQ artikel Beställ nya nummer. ‍ 
5. Klicka sedan på Skapa växeltjänst. 

I ett nötskal är det få saker du behöver komma ihåg när du skapar en ny Kö, Delad röstbrevlåda, Delad anknytning eller ett Knappval: 

1. Lägga till öppettider.
2. Aktivera rätt inställningar för kön.
3. Välj vad som händer med inkommande samtal.

Obs! Kom ihåg att alltid spara dina ändringar!

Låt oss titta på de olika växeltjänsterna, vilken typ av inställningar de har och hur man ställer in dem!

Knappval

Ett knappval låter dina kunder välja mellan olika alternativ när de ringer in. När du ställer in denna växeltjänst måste du komma ihåg följande:

1. Lägg till ett ljud där du meddelar den som ringer om de olika omdirigeringsalternativen.

2. Välj de faktiska växeltjänsterna för varje knappsatsalternativ. För att lägga till ljud i knappvalet, klicka på knappsats-ikonen under "Öppen" rutan. Sedan öppnas ett litet fönster där du väljer Lägg till ljud, markerar ljudet från listrutan och klickar på Spara ändringar. Sedan ligger inspelningen i ditt knappval. 

Ändra sedan Knappvalet-inställningarna genom att klicka på samma knappsatsikon som tidigare.

Du väljer hur många knappsatsalternativ som ska finnas samt hur lång "Timeout" tiden ska vara för den som ringer in(hur lång tid den som ringer har på sig att göra ett val, efter att man hört hela ljudet). Genom att välja ett knappsatsalternativ kan du välja vad som händer med samtalet när en uppringare väljer det numret. Kom ihåg att ändra timeout-åtgärden på samma sätt. 

Kösystem

En kö är den mest använda växeltjänsten där användare tar de samtal som bestäms av den inställda samtalsstrategin. Om du vill redigera köns inställningar klickar du på brickan nedanför "Öppna" rutan(eller så trycker du på kön i den vänstra menyn där du ser alla era växeltjänster). Lägg till nya medlemmar genom att klicka på Lägg till medlemmar, välj sedan medlemmarna i listan och tryck på Lägg till.

I Behandling av samtal till kösystemet kan du välja samtalsstrategi (hur samtal tilldelas kömedlemmarna) och ringlängd (samtalsförsökens längd). Se detaljerad information om samtalsstrategier här!

Om det behövs kan du också ställa in en maximal väntetid. Så att samtal inte är i kö hur länge som helst, utan efter en viss tid kopplas vidare till ett annat nummer. Tänk på att ifall numret ni kopplar till är ett externt nummer så tillkommer det en samtalskostnad. Standardpris för detta är 0,59kr uppkoppling samt 0,59kr per minut. Vidarekopplingar till era egna interna nummer hos Telavox(till exempel användare eller andra växeltjänster) debiteras inte. 

För påringare innehåller inställningar relaterade till meddelanden som spelas upp för de som ringer in till kön. Du kan välja om du vill spela upp ett välkomstmeddelande och vilken typ av väntande ljud kön har. Du kan även välja att spela upp olika köljud under tiden som inringaren väntar i kö, såsom vilken plats man har i kön, den förväntade väntetiden och ett simpelt meddelande som tackar för att inrigaren väntar kvar. Slutligen kan du även välja språk för de automatiska ljuden.

För medlemmar i kösystemet har inställningar relaterade till kömedlemmarna, såsom nummerpresentation. Du kan välja att visa påringarens nummer när de ringer till kön, och om du vill kan du lägga till ett suffix i det. Suffix gör så att medlemmar som det ringer ut på ser påringarens nummer men även ett antal siffror efter det. Till exempel "999" så när man ser detta så vet man att samtalet är från denna kö. Du kan också välja så att kömedlemmarna ser köns egna nummer när en kund ringer upp kön. 

Påringarens väntetid kan också väljas att visas för kömedlemmarna.

I Avancerade inställningar kan du ändra köns namn samt tillåta att köns nummer används som visningsnummer. Du kan också konfigurera samtalsdirigeringar, alltså till exempel blockera specifika nummer eller okända nummer m.m.

Det finns även alternativ till att lägga till knappval i kön. Dessa fungerar enbart som vidarekopplingar, alltså att ni får välja vilket nummer man kopplas till ifall man är i kö och väljer ett knappval. Tänk på att ni själva i era egeninspelade ljud behöver förklara vilka olika knappvalsalternativ som är möjliga att göra, annars vet inte personen som ringer in att det är ett alternativ. 

Under Avancerade inställningar kan du även prioritera en kö om agenten är medlem i flera köer. Samtal från den kö med högst inställd prioritet kommer att kopplas ut först.

Bra att veta:
Om användaren blir tillgänglig i flera köer med samtal i kö samtidigt kommer prioritet att ignoreras för det första anslutna samtalet.

Delad röstbrevlåda

Delad röstbrevlåda är en röstbrevlåda som smidigt kan användas tillsammans med andra växeltjänster. Genom att göra det kan dina kunder lämna ett meddelande direkt till växeltjänsten. Genom att trycka på den delade röstbrevlådan kan du till exempel välja vilket ljud som ska spelas upp för de som hamnar i röstbrevlådan. Du kan även välja ifall du vill ta emot SMS meddelanden eller e-postmeddelanden när det lämnas nya meddelanden i röstbrevlådan. 

Fax-till-PDF

Fax-till-PDF är en tjänst där du kan ta emot dina fax som PDF-filer. Tryck på Fax-till-PDF växeltjänsten som du lagt till för att sedan lägga till mottagare(mejladresser). 

Delad anknytning

Delad anknytning är en tjänst för att ansluta analoga telefoner och fax till Telavox via en ATA -box. Välj den telefon som tilldelats ditt företag från listrutan, och du är klar att gå!

Om du har några frågor angående konfigurationen av växeltjänster, tveka inte att kontakta oss‍!