En tant qu'administrateur, vous pouvez créer et modifier les services PBX de votre entreprise dans le portail d'administration Telavox, depuis l'onglet Services PBX. Sur le côté gauche de la page, vous voyez tous vos services PBX, et vous avez la possibilité de gérer les sons associés.

Un service PBX peut être une file d'attente, une boîte vocale partagée, un extension partagée ou un SVI. 

Suivez les étapes ci-dessous pour créer des services PBX:

1. Cliquez sur Nouveau service PBX dans le coin supérieur gauche.
2. Sélectionnez le type de service PBX que vous souhaitez utiliser. Une description de chaque service PBX vous aidera à sélectionner le service adéquat. Cliquez alors sur le service de votre choix. 
3. Donnez un nom à votre service PBX.
4. Sélectionnez un numéro dans le menu déroulant. Si vous n'avez pas de numéro disponible, veuillez consulter notre article sur l'achat de nouveaux numéros.
5. Cliquez ensuite sur Créer un service PBX.

En quelques mots, il y a peu de choses dont vous devez vous souvenir lors de la configuration d'un nouveau service PBX:

1. Ajout d'heures d'ouverture.
2. Activation des paramètres appropriés pour la file d'attente.
3. Sélection du comportement des appels entrants.

Remarque: n'oubliez pas de sauvegarder vos modifications!

Examinons ensemble les différents services PBX, les types de paramètres dont ils disposent et comment les configurer!

SVI

Un SVI permet à vos clients de sélectionner la file d'attente vers laquelle il seront redirigés. Lors de la configuration de ce service PBX, vous devez vous rappeler ce qui suit :

1. Ajoutez un enregistrement dans lequel vous informez l'appelant des différentes options de redirection.

2. Sélectionnez les services PBX relatifs à chaque option du menu. Pour ajouter le message audio au SVI, cliquez sur l'icône du pavé numérique sous la case "Ouvert". Dès lors, un volet s'ouvre du coté droit où il faut cliquer sur "Ajouter un son". Sélectionnez ensuite le son dans la liste déroulante, puis cliquez sur "Enregistrer les modifications".

Désormais, le message audio est en place au niveau du SVI.

Pour personnaliser d'avantage votre SVI, cliquez sur le pavé numérique, la même icône qu'auparavant.

Vous avez la possibilité de changer les options du menu clavier et le délai de saisie maximale (le temps accordé à l'appelant pour tapper un chiffre). Une fois que vous avez ajouté un nouveau choix, l'option fera son apparition dans le SVI avec un point d'intérogation en-dessous, désignant la possibilité de choisir ce qu'il adviendra de l'appel lorsqu'un appelant aurait appuyé ce numéro. N'oubliez pas de modifier l'action en cas de dépassement de délais de la même manière.

Système de file d'attente

Une file d'attente est le plus utilisé des service PBX, permettant aux utilisateurs des appels selon une stratégie de distribution établie préalablement. Pour modifier les paramètres de la file d'attente, cliquez sur l'icône en-dessous de la case sous "Ouvert". Ajoutez de nouveaux membres en cliquant sur Ajouter des membres, puis sélectionnez, dans la liste, les membres que vous souhaitez avoir et appuyez sur Ajouter.

Dans Gestion des appels vers le système de file d'attente , vous pouvez sélectionner la stratégie d'appel (comment les appels sont affectés aux membres de la file d'attente) et la durée de l'appel (la durée des tentatives d'appel). Pour avoir les informations détaillées sur les stratégies d'appel, cliquez ici!

Si nécessaire, vous pouvez également définir un temps d'attente maximum, après quoi l'appel sera redirigé vers un autre numéro.

La section Pour les appelants contient les paramètres relatifs aux messages diffusés pour les appelants. Vous pouvez choisir de diffuser un message de bienvenue et le type de son d'attente de la file. Vous pouvez également choisir de diffuser différents sons pendant que l'appelant attend dans la file d'attente, tels que la place qu'il occupe dans la file d'attente, le temps d'attente prévu et un simple message remerciant l'appelant d'avoir patienté. Enfin, vous pouvez également choisir la langue dans laquelle les sons de la file d'attente seront diffusés.

Pour les membres de file d'attente, il existe quelques paramètres liés aux membres, tels que la présentation du numéro. Vous pouvez montrer les numéros des appelants aux utilisateurs et, si vous le souhaitez, d'y ajouter un suffixe. Ainsi, le numéro de l'appelant sera suivi d'une combinaison de chiffres de votre choix. Vous pouvez aussi faire en sorte que les membres de la file voient le numéro de la file d'attente au lieu du numéro de l'appelant. Aussi, dans cette section, vous pouvez ajouter un temps de Wrap-up pour que les membres de la file d'attente aient une courte pause entre les appels.

Le temps d'attente de l'appelant peut également être diffusé aux membres de la file d'attente.

Dans Paramètres avancés , vous pouvez modifier le nom de la file d'attente et permettre aux utilisateurs d'afficher le numéro de file d'attente lors des appels sortants. Vous pouvez également introduire des règles de re-routage d'appels pour des numéros spécifiques et ajouter un choix SVI à la file d'attente.

Sous Paramètres avancés, vous pouvez également donner la priorité à une file d'attente si l'agent est membre de plusieurs files d'attente. Les appels provenant du système de file d'attente dont la priorité est la plus élevée seront connectés en premier.

Bon à savoir : 

Si l'utilisateur est disponible dans plusieurs systèmes de file d'attente avec des appels en attente, la priorité sera ignorée pour le premier appel connecté.

Messagerie vocale partagée

La messagerie vocale partagée est une boîte vocale qui peut être attachée à vos services PBX. Ainsi, vos clients seront directement, en mesure de vous laisser un message. En cliquant sur le bloc enregistrement, vous pourrez choisir, par exemple, si vous souhaitez qu'une annonce soit lue à l'appelant pour l'inviter à laisse un message ou si vous souhaitez recevoir une notification par SMS ou e-mail en cas de nouveau message.

Fax en PDF

Fax en PDF est un service qui vous permet de recevoir vos fax en format PDF. Cliquez simplement sur le bloc télécopie et ajoutez les destinataires.

Extension partagée

L'extension partagée est un service permettant de connecter vos téléphones et fax analogiques à Telavox via un boîtier ATA. Sélectionnez le téléphone attribué à votre entreprise dans la liste déroulante. Ça y est! C'est prêt!

Si vous avez des questions concernant la mise en place de votre service PBX, n'hésitez pas à nous contacter!‍