Grupper används för att på ett enkelt sätt kunna gruppera kollegor och administrera vilka användare de ska kunna se och inte, samt vilka personer en administratör ska kunna göra ändringar på. För att kunna administrera grupper så behöver man vara administratör så att man kan logga in på Telavox Adminportal.
För att sedan komma åt grupphanteringen så klickar man in sig på Användare (1) → Grupper (2)
För att välja vilka grupper en specifik användare ska kunna se i adminportalen, mobilappen, softphone eller Fast telefon (BLF) (mer info om BLF längre ner) så markerar man en eller flera användare i listan och väljer därefter vilka grupper de valda användarna ska kunna se via den högra menyn som dyker upp (3).
För att skapa eller ta bort en grupp, eller redigera vilka användare och växeltjänster som ingår i en grupp så klickar man på knappen Hantera Grupper (4) där man ser en fullständig lista över era grupper.
Om man skapar eller väljer en befintlig grupp från listan så kommer man till följande vy:
De vänstra tjänsterna är de användare och växeltjänster som i dagsläget är med i gruppen och de högra är de som ligger utanför gruppen. För att flytta användare mellan de två sidorna så använder man sig av X och + som syns till höger om tjänsterna eller så kan man dra användarna från den ena sidan till den andra. Det går även bra att söka på namn och nummer via 'Filtrera...'-fälten längst upp och via rullgardinsmenyn så kan man byta kategori av tjänster om man önskar att se kollegor, växeltjänster eller BLF (kontakter/profiler).
BLF
BLF står för Busy Lamp Field och kort och gott används detta för att visa valda kollegor, externa kontakter och profiler vid snabbknapparna på en bordstelefon.
Vi har tre typer av BLF:
- BLF (snabbval till din kollega via Telavox och möjlighet att se om de är tillgängliga, indikerat med följande ljus: grönt, rött eller blinkande rött).
- Kontakter (snabbval till en extern kontakt).
- Profil (ändrar din profil i Telavox).
För att välja vilken grupp en användare ska kunna se vid snabbknapparna på sin bordstelefon så ställer man helt enkelt in detta i menyn för gruppsynlighet (3) under inställningen Fast telefon (BLF).
När man skapar en grupp som man önskar att använda som BLF så gör man detta som vanligt via Hantera Grupper (4) där man kan lägga in valfria kollegor och växeltjänster i gruppen, men även externa kontakter ("BLF - Kontakter") och profiler ("BLF - Profiler") som man kan filtrera fram via rullgardinsmenyn. BLF-kategorierna (kontakter & profiler) fungerar endast i samband med BLF på bordstelefon och påverkar inte synligheten i Telavox gränssnitt.
Rättigheter och grupper
Grupper kan även användas i samband med rättigheter och alltså inte bara synlighet. Under Användare > Rättigheter så administrerar man vilka rättigheter olika användare har. Om ni har skapat grupper så kan man alltså välja att en användare till exempel enbart ska ha tillgång till Administration, Inspelade samtal, Medlyssning och Statistik för just en specifik grupp och inte "Alla" som är det vanliga alternativet där användaren får rättigheten över samtliga användare på företaget.
Om en användare har Administratör-rättigheten över en specifik grupp och inte "Alla", så kallar vi detta för sub-admin. Ifall en sub-admin loggar in i Adminportalen så kommer denna användare att sakna vissa flikar i Adminportalen eftersom en sub-admin till exempel inte kommer kunna administrera till exempel: Grupper, Rättigheter, Telefonnummer, Licenser.