Adressbok
Adressboken kan nås från huvudmenyn till vänster i Adminportalen, den ger dig en översikt över alla användare och kontakter i er miljö, inklusive e-postadresser och telefonnummer.
- Gå till Adminportalen.
- Gå till Adressbok.
- Klicka på Skapa en ny kontakt.
- Välj om du vill Skapa en kontakt eller Importera från fil.
Öppna flikarna nedan för att lära dig mer om att skapa en kontakt och importera från en fil:
Skapa en kontakt
- Välj Skapa en kontakt.
- Fyll i kontaktuppgifterna.
- Klicka på Skapa för att spara kontakten.
- Välj en eller flera användare i listan för att redigera kontaktuppgifterna om det skulle behövas vid ett senare tillfälle.
Importera från fil
Om du har kontakter sparade i CSV- eller VCF-format kan du importera dem. Klicka här för att ladda ner en mall för kontaktimport.
Du kan lägga till anpassade kolumner i din kontaktfil, till exempel:
Förnamn, Efternamn, Telefonnummer, Mobiltelefon, Beskrivning, Gatuadress, Postnummer, Stad, Land, E-post, Företagsnamn, Yrkestitel, Avdelning, Personnummer, Telefonnummer 2, Telefonnummer 3, Nyckelord, Snabbval och Snabbval mobil.
Lägg till kolumnerna i ditt kalkylblad och följ sedan instruktionerna nedan:
- Välj Importera från fil.
- Och sedan Välj fil.
- När du har importerat din fil med kontakter måste du därefter matcha dess kolumner med lämpliga fält innan du sparar. Om din fil till exempel har en "namn"-kolumn hade du behövt välja Förnamn som motsvarande fält.
- När du är klar klickar du på Importera.
Instruktioner för CSV-filer
Så här importerar du kontakter från Outlook i CSV-format:
- Välj "Arkiv"
- Välj "Importera/Exportera"
- Välj "Exportera till fil"
- Välj "Kommaseparerade värden (Windows)"
- Välj "Kontakter"
- Välj "Spara"
- Spara filen på en lämplig plats
- Kontrollera att "Exportera kontakter från mappen: 'Kontakter'" är valt och klicka på "Använd"
- Gå till massbearbetning i adressboken och klicka sedan på "Välj fil" för att välja din CSV-fil
- Hitta din fil i katalogen som visas
- När du har valt din fil skickas du till en översiktssida där du kan ange vilka kolumner i filen som ska motsvara vilket kontaktfält
- Om någon kolumn är markerad i rött innebär det att det finns ett värde i den kolumnen som inte uppfyller det valda fältets formatkrav
- Om du stöter på problem vid nedladdning av dina kontakter, eller om det förekommer konstiga tecken, kan du prova att byta teckenkodning. Det alternativet finns tillgängligt i översikten som visas när du laddar upp din kontaktfil
Krav för uppladdad fil:
- Värdena i filen måste separeras med kommatecken
- Den första raden motsvarar alla kontakters kolumnvärden. Om du har en kontakt där kommer den inte att läsas in, t.ex.:
- RAD 1: Titel1, Titel2 [, osv.,]
- RAD 2: Anders
- RAD 3: Lisa, Larsson [, osv.,]
Instruktioner för VCF-filer
Så här importerar du dina kontakter i VCF-format:
- De flesta e-postklienter (Outlook, Outlook Express, Mail OS X, Gmail m.fl.) kan exportera kontaktuppgifter i vCard-format.
- Börja med att exportera kontakterna från ditt e-postprogram eller din kontaktlista.
- Gå till massbearbetning i adressboken och klicka sedan på "Välj fil" för att välja din VCF-fil.
- Hitta din fil i katalogen som visas.
- När du har valt din fil skickas du till en översiktssida där du kan ange vilka kolumner i filen som ska motsvara vilket kontaktfält.
- Om någon kolumn är markerad i rött innebär det att det finns ett värde i den kolumnen som inte uppfyller det valda fältets formatkrav.
- Om du stöter på problem vid nedladdning av dina kontakter, eller om det förekommer konstiga tecken, kan du prova att byta teckenkodning. Det alternativet finns tillgängligt i översikten som visas när du laddar upp din kontaktfil.
Dölj användare
Användare kan döljas så att de inte syns i apparna.
- Logga in på Adminportalen.
- Klicka på Användare.
- Navigera till Övriga inställningar.
- Scrolla ner till Dölj användare.
- Välj Ja.
