Les groupes sont utilisés pour regrouper facilement des collègues et administrer les utilisateurs qu'ils doivent pouvoir voir ou non, ainsi que les personnes auxquelles un administrateur doit pouvoir apporter des modifications. Pour pouvoir administrer des groupes, vous devez être administrateur afin de pouvoir vous connecter au portail d'administration Telavox.
Pour accéder ensuite à la gestion des groupes, cliquez sur Utilisateurs (1) → Groupes (2)
Pour choisir les groupes qu'un utilisateur spécifique doit pouvoir voir dans le portail d'administration, l'application mobile, le softphone ou le téléphone fixe (BLF) (plus d'informations sur BLF ci-dessous) puis vous sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs dans la liste puis choisissez les groupes que les utilisateurs sélectionnés doivent pouvoir voir via le menu de droite qui s'affiche (3).
Pour créer ou supprimer un groupe, ou modifier les utilisateurs et les services de commutation qui font partie d'un groupe, cliquez sur le bouton Gérer les groupes (4) où vous verrez une liste complète de vos groupes.
Si vous créez ou sélectionnez un groupe existant dans la liste, vous accédez à la vue suivante:
Les services de gauche sont les utilisateurs et les services de commutation qui sont actuellement dans le groupe et ceux de droite sont ceux qui ne font pas partie du groupe. Pour déplacer les utilisateurs entre les deux pages, vous utilisez les X et + qui sont visibles à droite des services ou vous pouvez faire glisser les utilisateurs d'une page à l'autre. Il est également possible d'effectuer une recherche par nom et numéro via les champs 'Filtrer...' en haut et via le menu déroulant, ainsi vous pourrez changer de catégorie de prestations si vous souhaitez voir des collègues, échanger des prestations ou BLF ( contacts/profils).
BLF
BLF signifie Busy Lamp Field. En bref, cela est utilisé pour afficher des collègues sélectionnés, des contacts externes et des profils sur les raccourcis clavier d'un téléphone de bureau.
Nous avons trois types de BLF:
- BLF (raccourci vers votre collègue via Telavox et possibilité de voir s'il est disponible ou non, à travers les couleurs du voyant : vert, rouge ou rouge clignotant).
- Contacts (raccourci vers un contact externe).
- Profil (modifie votre profil dans Telavox).
Pour choisir le groupe qu'un utilisateur voit dans ses raccourcis clavier de son téléphone de bureau, il suffit de le définir dans le menu de visibilité du groupe (3) sous le paramètre Téléphone fixe (BLF).
Lorsque vous créez un groupe que vous souhaitez utiliser comme BLF, vous le faites comme d'habitude via Gérer les groupes (4) où vous pouvez ajouter d'éventuels collègues et échanger des services au groupe, mais aussi des contacts externes ("BLF - Contacts") et profils ("BLF - Profiler") qui peuvent être filtrés via le menu déroulant. Les catégories BLF (contacts et profils) ne fonctionnent qu'en relation avec BLF sur un téléphone de bureau et n'affectent pas la visibilité dans l'interface Telavox.
Droits et groupes
Les groupes peuvent également être utilisés en relation avec les droits et donc pas seulement avec la visibilité. Sous Utilisateurs > Droits, vous gérez les droits dont disposent les différents utilisateurs. Si vous avez créé des groupes, vous pouvez donc choisir qu'un utilisateur, par exemple, n'ait accès qu'à l'Administration, aux Appels enregistrés, à l'Écoute et aux Statistiques d'un groupe spécifique et non à « Tous » qui est l'option habituelle où l'utilisateur obtient le droit sur tous les utilisateurs de l'entreprise.
Si un utilisateur a le droit d'administrateur sur un groupe spécifique et non "Tout le monde", alors nous appelons ce sous -admin. Si un sous-administrateur se connecte au portail administrateur, il manquera à cet utilisateur certains onglets du portail administrateur car un sous-administrateur ne pourra pas administrer par exemple: Groupes, Droits, Numéros de téléphone, Licences.